I piani di comunicazione aziendale trasferiscono le informazioni da un individuo o gruppo ad un altro. Anche se la definizione sembra semplicistica, ogni tipo di piano ha uno scopo specifico in un'azienda e può non ricevere un uso frequente. Diversi tipi di piani di comunicazione aziendale sono interni, esterni e di crisi, con quest'ultimo possibilmente un mix dei primi due. Le aziende mettono in atto questi piani in modo che vi sia un flusso costante di informazioni tra tutti i soggetti interni o correlati all'azienda. Molti utenti sono coinvolti nell'invio e nella ricezione delle comunicazioni, il che rende questi piani molto importanti.
I piani di comunicazione interna all'azienda rappresentano messaggi destinati solo alle parti interessate all'interno di un'azienda. Questi sono spesso proprietari, manager e dipendenti. Con questo piano possono essere presenti diversi tipi di metodi di comunicazione, come il telefono, la posta elettronica, le conferenze o gli incontri faccia a faccia e le revisioni. Il piano di comunicazione viene utilizzato frequentemente mentre gli stakeholder trasmettono messaggi avanti e indietro attraverso il sistema. Gli utenti esterni sono raramente attivi in questo piano di comunicazione in quanto il contenuto del messaggio può essere altamente segreto e contenere informazioni aziendali sensibili.
I piani di comunicazione esterna sono semplicemente l'opposto del piano di cui sopra; gli stakeholder esterni che hanno bisogno di informazioni ne fanno uso. Anche se può sembrare che i piani di comunicazione aziendale interna ed esterna contengano a volte le stesse informazioni, non è sempre così. Ad esempio, le aziende pubbliche spesso hanno un individuo o un ufficio specifico che gestisce tutte le comunicazioni o i messaggi esterni. Questo permette di avere un fronte unito, dato che le aziende attraversano periodi di lavoro difficili o devono inviare messaggi a gruppi esterni. I proprietari e i dirigenti sono spesso molto coinvolti in questi piani per garantire che non vengano inviati messaggi o toni negativi agli stakeholder esterni.
Un piano di comunicazione di crisi è una forma speciale che funziona solo durante una crisi vissuta dall'azienda. Tutti i piani di comunicazione aziendale hanno una qualche forma di elemento di crisi. Un'azienda può attraversare molte crisi diverse nel corso della sua vita, anche se non tutte le situazioni sono crisi per tutte le aziende. Una crisi interna, per esempio, può essere un'improvvisa mancanza di risorse naturali. L'azienda deve quindi comunicare agli stakeholder interni come l'azienda e i suoi elementi risponderanno a questa crisi e manterranno le normali operazioni di business.
Disporre di piani di comunicazione aziendale in caso di crisi permette all'azienda di creare un canale di comunicazione misto. Questo assicura che un'azienda possa comunicare le sue risposte alle crisi sia agli stakeholder interni che esterni in modo efficace. Anche in questo caso, questo permette un fronte di comunicazione unito e crea stabilità in un momento difficile.
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